折り返しの電話のかけ方
自分が不在の時や電話に出られない状況の際、電話をいただいた方に折り返しの電話をします。
①電話をかける前に
・電話があった企業名、電話番号、部署名、担当者名を確認しましょう。
・携帯電話を使う場合は、静かで電波の届きやすい場所からかけましょう。
・電話をかける前にメモ・ペン・カレンダーを用意しておきましょう。
・自分の名前の漢字・アルファベット・カナを説明できるようにしておきましょう。
・自分の大学名・学部名を説明できるようにしておきましょう。
②名乗る、あいさつをする
・自己紹介と挨拶をしましょう。
自己紹介：大学名・学部名・名前
挨拶：「はじめまして」「お忙しいところ申し訳ありません」「おはようございます」「夜分遅くに恐れ入ります」など
・どの部署のどの方から電話があったかを伝え、取り次いでいただけるようお願いしましょう。
③用件を聞く
・電話に出れなかったことをまずお詫びしましょう。
・どんな用件で連絡されたのかを聞きましょう。
④あいさつをして電話を切る
・お礼を言い、相手が電話を切ってから電話を切りましょう。
・聞いた内容は、メモを取り、必ず復唱確認しましょう。
・分からないことはその場で確認しましょう。
例文
企業からの不在着信への対応（発信者が特定できている場合）
｛企業｝
はい、日本留学株式会社人事部です。
＜学生＞
恐れ入ります。
わたくし指南大学3年生の、中村と申します。
鈴木様よりお電話いただいた様なのですが、お願いできますか。
｛企業｝
少々お待ちください。
---保留---
お待たせしました、鈴木です。
折り返しのご連絡、ありがとうございます。
---用件を話す---
企業からの不在着信への対応（発信者が特定出来ない場合）
｛企業｝
はい、日本留学株式会社人事部です。
＜学生＞
恐れ入ります。
わたくし指南大学3年生の、中村と申します。
先程御社よりお電話いただきまして、どなたからのお電話かわからないのですが連絡差し上げました。
｛企業｝
少々お待ちください。
---保留---
お待たせしました、お電話差し上げたのは鈴木ですが、あいにく席を外しております。
後ほど改めて、鈴木よりお電話いたしますが、ご都合は如何ですか？
＜学生＞
ありがとうございます。
17時以降外出の予定ですので、それまでにお電話いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。失礼します。
