Eメールによるコミュニケーションは、近年では必須となりつつあります。 必要な情報を正確に相手に伝える事が可能なほか、時間を気にすることなく送付できる利便性が魅力のEメールですが、文章力や情報伝達力の有無まで読み取れてしまうツールでもあり、しっかりとしたマナーやルールを身につけておく事が、相手に好印象を与える上で重要です。

就職活動中は企業の担当者とEメールでやり取りすることも多くなります。Eメールの最大の利点は、そのスピードと内容の確実さですが、資料請求や問い合わせ、お礼にメールを利用する際は言葉づかいや書式に注意しましょう。


就職活動中にやり取りが多いメール

・会社案内などの資料請求
・会社説明会、会社訪問などの予約、申込み
・インターンシップ、会社説明会、採用試験関係、内定後の手続きなど各種問い合わせ
・会社案内到着後、インターンシップ終了後、OB・OG訪問後などのお礼


メールの基本マナー

・送信前に必ずメールアドレスが間違っていないか確認しましょう。
・メールの件名・文章は敬語で書きましょう。
・文章は段落分けをし、読みやすく書きましょう。
・Eメールは一度送信してしまうと取り戻すことができません。送信する前に日本語の間違いがないか(特に誤字・脱字はないか)、必ずチェックしましょう。
・相手に無断でメールアドレスを他の人に教えたり、公開することはやめましょう。
・絵文字や(笑)などの表記は避けましょう。
・フリーメールなどを利用する場合は、メールアドレスは分かりやすく、相手に不快感を与えないものにしましょう。
・送信時に表示される「送信者名」を確認し、ニックネームなどの設定は修正しておきましょう。
・一刻も早く伝えなければならない場合や、謝罪しなければならない場合、やむを得ない状況で説明会・訪問の遅刻や欠席等がある場合はメールではなく電話で連絡しましょう。
・携帯電話のメールを使用する場合は、受信設定の制御を解除しメールを受信できるようにしておきましょう。
・受信したメールには、すぐに返信しましょう。


Eメールの種類

Eメールには「テキストメール」と「htmlメール」の2種類があります。
メッセージ内に写真を入れたり、文字の色やサイズが変更できるのは「htmlメール」ですが、ビジネス文書のやり取りには「テキストメール」を使用することが一般的です。
また携帯電話のメール機能を利用する事も可能ですが、企業にメールを送る場合、受け取る側はパソコンで読むと言う事を意識した上で、読みやすいメッセージを作成しましょう。

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