Eメールによるコミュニケーションは、近年では必須となりつつあります。 必要な情報を正確に相手に伝える事が可能なほか、時間を気にすることなく送付できる利便性が魅力のEメールですが、文章力や情報伝達力の有無まで読み取れてしまうツールでもあり、しっかりとしたマナーやルールを身につけておく事が、相手に好印象を与える上で重要です。

件名の書き方

件名は用件を簡潔に示す物が良いでしょう。

例1)「8月20日実施 企業セミナーの参加について」「就職説明会への参加申し込みの件」等

先方の担当者は常に複数の相手とやりとりをしています。
頂いたメールの件名の頭に「Re:」をつけて送信することにより、先方も話の流れを把握しやすくなります。

例2)「企業説明会実施の件」と云う件名のメールに返信する場合⇒「Re:企業説明会実施の件」(自動的にタイトルに「Re:」が付記された状態)


企業や問い合せ内容によっては、専用の「問い合せフォーム」からのメールしか受け付けていない場合や、問い合せ時の「件名」の指定がある場合も有りますので、事前によく確認してからメールを作成し送りましょう。


メールの書き出し(挨拶)

1:宛名(企業・部署・担当者名)を書く
  もし担当者名が不明な場合は「ご担当者様」と記載しましょう
2:自分の身分・氏名を明記し、挨拶文を書く

例1)既に面識のある相手の場合
日本留学株式会社 人事部
鈴木様
指南大学 経済学部の中村太郎です。お世話になっております。

例2)まだ面識の無い相手の場合
日本留学株式会社 人事部
ご担当者様
はじめまして。指南大学 経済学部の中村太郎と申します。


文章の改行位置

Eメールはパソコンやタブレット・携帯電話など、様々な端末で読み書きすることが可能です。便利な反面、送り手側・受け手側それぞれが使用している端末やソフトウェアによって、文章の見え方も変わってきてしまいます。 相手がどんな環境でメールを読んでいても、ある程度見やすくなるように配慮する事が重要です。 例えば自分のパソコン画面上では、1行30文字で表示されるから30行毎に改行を入れたとしても、相手のパソコンでは1行20文字しか表示できなければ、変な箇所に改行が入ってしまい読み辛いメールになってしまいます。 改行位置は文章の切れ目毎に入れてやれば、どんな端末でもある程度読みやすいメールになります。 また内容によっては、「箇条書き」にしたり「空白」行を入れるなど、読みやすいメールになるよう工夫しましょう。


署名

個人からの送信メールですので、署名は必須ではありません。
しかし、自分の所属や連絡先をまとめて記載しておけば、企業側から何らかの直接連絡が必要となった際に役立ちます。
例1)
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指南大学 経済学科
中村太郎

TEL:123-456-7890
FAX:123-456-9870
(日本経済研究室直通)
*******************************************

例2)
*******************************************
中村太郎(指南大学 経済学部)
メール:sinandaigaku1nakamura@ne.jp
電話:090-1234-5678(携帯)
*******************************************


ファイル添付の注意点

画像や履歴書などのファイルをメールに添付して送信する場合、以下の点に注意しましょう。
・事前にセキリティーソフト等でウィルスチェックをして確認しましょう
・ファイルのサイズが大きすぎないか(1Mbyte以下が望ましい)
・ファイルの種類は適切か(PDFあるいは先方の指定する種類で作成・保存し添付)


最後に必ず確認

・誤字・脱字がないか
・送信先アドレスに間違えがないか
・企業・部署・宛名に間違えがないか
・添付ファイルを間違えておらず、付け忘れていないか


一例

  • 沖縄ツーリスト
  • サポート行政書士法人
  • コニカミノルタ
  • 住友科学
  • 島津製作所