就職先を探すには、学校の就職課を利用したりインターネットからのエントリーを活用される方が多いと思います。しかし実際に就職試験に至るまでの間、様々な状況で相手先と直接電話を交わす機会も訪れます。 電話は顔が見えないコミュニケーションだからこそ、相手に好印象を与える事が重要です。 ここでは様々なシーンにあわせた電話応対例や、マナーについて紹介していきます。

電話のかけ方

①電話をかける前に
・企業名、電話番号、部署名、担当者名を調べ、間違いがないか確認しましょう。
・早朝、深夜、始業・終業間際、昼休みは避けましょう。
・携帯電話を使う場合は、静かで電波の届きやすい場所からかけましょう。
・電話をかける前にメモ・ペン・カレンダーを用意しておきましょう。
・自分の名前の漢字・アルファベット・カナを説明できるようにしておきましょう。
・自分の大学名・学部名・連絡先を説明できるようにしておきましょう。
・伝える用件を簡潔かつわかりやすく説明できるようにしておきましょう。

②名乗る、あいさつをする
・自己紹介と挨拶をしましょう。
  自己紹介:大学名・学部名・名前
  挨拶:「はじめまして」「お忙しいところ申し訳ありません」「おはようございます」「夜分遅くに恐れ入ります」など
・用件を伝える担当者の方に電話を取り次いでいただけるようお願いをしましょう。
・相手に話す時間はあるか確認しましょう。

③用件を話す
・もう一度自己紹介と挨拶をしましょう。
・聞き取りやすい声ではっきりと話し、用件を簡潔に伝えましょう。

④あいさつをして電話を切る
・お礼を言い、相手が電話を切ってから電話を切りましょう。
・聞いた内容は、メモを取り、必ず復唱確認しましょう。
・分からないことはその場で確認しましょう。

例文

特定の目的で企業に電話を掛ける場合(担当部署/担当者名が不明)

<学生>
---企業の代表番号に電話を掛ける---

{企業}
はい、日本留学株式会社です。

<学生>
恐れ入ります。
わたくし指南大学3年生の、中村と申します。
就職試験提出書類の件で、問い合わせをさせて頂きたいのですが、人事部あてでよろしいでしょうか?

{企業}
そうですね、確認しますので少々お待ちください。
---保留---
お待たせしました。その件でしたら人事部で間違えありませんので、このままおつなぎします。

<学生>
どうもありがとうございます。


特定の目的で企業に電話を掛ける場合(部署は判るが担当者が不明)

<学生>
---担当部署の直通番号に電話を掛ける---

{企業}
はい、日本留学株式会社人事部です。

<学生>
恐れ入ります。
わたくし指南大学3年生の、中村と申します。
就職試験提出書類の件で、問い合わせをさせて頂きたいのですが、どなたかお判りになる方はお手すきでしょうか?

{企業}
少々お待ちください。
---保留---
お待たせしました、鈴木と申します。どういったご質問ですか。

<学生>
---用件を話す---


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